Executive Assistant till Ovako SmeBox - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Executive Assistant till Ovako SmeBox

”Nu söker vi en Executive Assistant till oss på Ovako SmeBox. Som Executive Assistant säkerställer du att allt fungerar smidigt och effektivt på siten i Smedjebacken, samtidigt som du skapar minnesvärda upplevelser för kunder, kollegor och leverantörer. För att lyckas i tjänsten är din serviceinriktade och organiserade skicklighet helt avgörande. Varmt välkommen att bli en del av oss!”

                                     - Nicholas Källsäter, Affärsområdeschef, Ovako SmeBox.

Som Executive Assistant befinner du dig i hjärtat av vår verksamhet, där varje dag bjuder på nya utmaningar och möjligheter. På Ovako SmeBox innebär denna roll mycket mer än traditionell administrativ support. Du blir en central person för hela affärsenheten, liksom för marknadschefen, affärsområdeschefen och ledningsgruppen i deras dagliga arbete. Låter det som ett jobb för dig? Då ska du fortsätta läsa.

Ditt framtida arbete

Som Executive Assistant blir du en del av marknadsavdelningen och stöttar både affärsenheten, marknadschefen, samt affärsområdeschefen och ledningsgruppen på plats. Ditt ansvarsområde omfattar att hantera kalendrar, boka resor och förbereda dokumentation för möten, vilket kräver både organisatoriska färdigheter och förmågan att hantera snabba förändringar.

Du spelar en avgörande roll i att säkerställa att allt flyter smidigt och effektivt, både i det dagliga arbetet och vid större evenemang. Med din förmåga att snabbt anpassa dig till förändrade omständigheter och lösa problem på språng, blir du en oumbärlig resurs för hela teamet. Ditt engagemang och din flexibilitet är nyckeln till att skapa en välkomnande och professionell miljö.

Utöver dina administrativa uppgifter fungerar du som besökskoordinator, där du organiserar och stöttar kund- och leverantörsbesök samt olika evenemang. Du ser till att våra lokaler alltid är i toppskick med aktuell information och fungerande teknisk utrustning, vilket skapar en välkomnande atmosfär för alla besökare. Som go-to-person under besök hanterar du allt från bokningar till att säkerställa att varje besökare får den bästa möjliga upplevelsen.

Exempel på arbetsuppgifter inkluderar:

• Assistera och stötta affärsenheten, marknadschefen, affärsområdeschefen och ledningsgruppen i det dagliga arbetet, såsom kalenderbokningar, reseplanering och annan administrativ support.
• Hantera bokningar och arrangemang vid besök av både interna och externa besökare.
• Organisera och administrera mässor, kundträffar, besök och konferenser.
• Granska och eventuellt attestera fakturor samt hantera andra ekonomiska transaktioner kopplade till rollen.

Genom att balansera dessa ansvarsområden säkerställer du att både ledningsgruppen och marknadsavdelningen får det administrativa stöd de behöver för att kunna fokusera på att nå sina strategiska mål. Din mångsidighet och förmåga att leverera högkvalitativ service är avgörande för att skapa en smidig och professionell arbetsmiljö.

Du rapporterar till marknadschefen och sitter med i marknadsavdelningens ledningsgrupp.

Kvalifikationer

• Vi ser att du som söker har:
• Som minst en gymnasieutbildning.
• Erfarenhet av att arbeta i en global arbetsmiljö.
• Goda kunskaper i Office-paketet.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska.
• B-körkort.

För att lyckas i denna roll behöver du vara serviceinriktad, organiserad och redo att ta ledningen i att skapa förstklassigt administrativt stöd. Du har ett affärsintresse och utmärkta servicekunskaper samt en strävan efter att ständigt förbättra. Vi värdesätter egenskaper som flexibilitet, uppmärksamhet på kvalitet, vänlighet och en motivation att ta sig an nya utmaningar. Du är alltid två steg före och ser vad som behöver göras, samtidigt som du är noggrann och ärlig. En positiv inställning och en känsla för humor bidrar till en trevlig arbetsmiljö, vilket är viktigt på Ovako.

Ovako erbjuder

Ovako är det perfekta företaget för dig som trivs med den lilla organisationens effektiva beslutsvägar och den stora organisationens trygghet. På Ovako kan du förvänta dig en fartfylld och framåtblickande arbetsplats; med en öppen atmosfär, härligt kamratskap och en starkt driven organisation.

Vi tar vårt ansvar för miljön på största allvar. Ovako strävar efter att minska sitt koldioxidavtryck och arbetar ständigt med hållbara lösningar för att minska vår påverkan på planeten. Genom att arbeta hos oss blir du en del av en organisation som är dedikerad till att skapa en grönare framtid.

Som anställd hos Ovako erbjuds du:

• En arbetsplats med fokus på medarbetarnas hälsa, säkerhet och välbefinnande.
• Stort personligt ansvar och frihet i hur du utför dina uppgifter.
• Frihet att utmana Ovakos arbetssätt och presentera förslag på effektiviseringar.
• Möjlighet att arbeta i en dynamisk miljö med engagerade och erfarna kollegor.

Information och ansökan

Den nuvarande Executive Assistant går i pension, men kommer att finnas kvar under introduktionsperioden för att ge stöttning och säkerställa en smidig övergång. Urval sker löpande. Vid frågor om rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta HR-chef Linda Axäng på telefonnummer +46 (0)79 340 54 42 eller via mejl linda.axang@ovako.com.

Sök nu och bli en del av vår resa mot en hållbar framtid! Observera att annonsen kommer ligga publicerad över sommaren och därför kan längre ledtider förekomma.